Detalhamento- Módulo Corporate

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A gestão de condomínio

A Entre Imóveis auxilia a administração de condomínios visando otimizar seus processos administrativos, gerando aumento da produtividade, redução de custos e a criação de diferenciais para o sua gestão.

Com uma estrutura de módulos integrados, totalmente adaptável podendo ser utilizado nos mais variados perfis de condomínios, sejam estes de pequeno, médio ou grande porte, ou mesmo sendo verticais ou horizontais.

O que um síndico de condomínios procura na ENTRE IMÓVEIS?

  • Diminuir o tempo gasto no controle diário do condomínio
  • Diferenciar sua gestão sendo mais transparente e participativo
  • Aumentar a sua produção sem a contratação de mais funcionários
  • Reduzir erros e retrabalho
  • Ser atendido por uma equipe de suporte atenciosa e bem capacitada
  • Oferecer um site inteligente para o morador emitir a 2ª via de boleto ou consultar informações
  • Vários modelos de balancetes, boletos, relatórios e gráficos completos e bem apresentados
  • Uma empresa com visão de futuro, equipada e treinada.

 



MÓDULO CORPORATE

Módulo Corporate: É o módulo mais completo, recomendado para atender a grandes condomínios pelo alto índice de serviço e complexidade. Requer controles mais abrangentes como almoxarifado e imobilizado, serviços mais ágeis, maior fluxo de empregados para administrar, controle de terceirizações e de contratos, cotações de preços mais amplos, contabilização por centro de custo, entre outros. Engloba neste módulo:

  1. Módulo Básico + Gráficos + Mapas Demostrativos + Estatísticas Gerenciais
  2. Serviço de internet (com opção de site próprio + envio de SMS)
  3. Departamento de Pessoal (ilimitado)
  4. Departamento de Compras
  5. Serviço de Leituras: Água, Energia Elétrica e Gás
  6. Sistema Operacional (Patrimônio, Almoxarifado, Manutenções, Seguros, Pessoal, Ocorrências e Portaria)
  7. Sistema Bi / Business Intelligence
  8. Sistema de Compras e Almoxarifado
  9. Sistema Print

 


  • CONTAS A PAGAR, CONTAS A RECEBER E ASSISTÊNCIA JURÍDICA
    1. Emissão e envio de boletos aos condôminos com respectivos cálculos de rateios, em tempo hábil para pagamento
    2. Emissão de Declaração Negativa de débitos condominiais
    3. Controle dos recebimentos das cotas condominiais
    4. Cobrança administrativa de devedores – Via carta, e-mail ou por telefone
    5. Fará acordos com opções pré estabelecidas com o síndico ou administrador
    6. Encaminhará ao jurídico para cobrança extrajudicial ou judicial
    7. Pagamento das obrigações assumidas pelo Condomínio, através da internet ou cheque (desde que seja outorgada procuração para tal)
    8. A critério do Síndico, intermediamos o contrato entre o condomínio e nosso parceiro de negócios, ou outro que venha a ser indicado, para executar as ações judiciais contra inadimplentes ou firmar acordos amigáveis. Os gastos para mover ações judiciais correm por conta do condomínio. Os honorários do advogado são cobrados do próprio condômino, exceto quando executado.

  • FINANCEIRO
    1. Mapas Demonstrativos: Como forma de prestação de contas da administração do condomínio é importante a existência de um mapa demonstrativo do rateio das despesas. Este módulo gera automaticamente este mapa, contendo os condôminos, suas frações de rateio e os valores a recolher
    2. Tesouraria e Fluxo de Caixa: Estes módulos realizam o acompanhamento das contas (Correntes, Poupança, Caixa, etc) do condomínio, e sua alimentação no dia a dia é automática, pois ele possui integração total com os módulos de Contas a Pagar e Contas a Receber. Permite a realização de previsão futura de Fluxo de Caixa, a emissão de Extratos Consolidados com a periodicidade que for desejada. Permite também emitir Extrato ou Fluxo de Caixa com o acompanhamento do fornecedor do débito ou da classificação contábil do débito
    3. Relatórios de Informações Gerenciais: A partir dos dados operacionais consolidados, a ENTRE IMÓVEIS oferece uma grande variedade de relatórios gerenciais pré-definidos, fornecendo análises comparativas, cruzando informações do banco de dados ou trabalhando em um enfoque histórico de um determinado dado. O nosso sistema conta hoje com mais de 120 modelos de relatórios. Todos estes documentos podem ser emitidos em formato eletrônico para gravação ou envio de e-mail. Todos os relatórios do sistema podem ser convertidos para os padrões de arquivo Word, Excel, Power Point, HTML, PDF, entre outros
    4. Elaboração e acompanhamento das previsões orçamentárias
    5. + Gráficos e Estatísticas Gerenciais, O módulo de Gráficos e Estatísticas Gerenciais é uma poderosa ferramenta que processa os dados do Financeiro, apresentando as informações sob a forma de análises gerenciais. Nos dias atuais a informação se transformou em uma grande aliada dos administradores, pois permite identificar e antecipar as tendências de cada negócio, fornecendo uma projeção completa do futuro. Estas ferramentas estão presentes na ENTRE IMÓVEIS sob a forma de gráficos histograma, séries históricas, médias de consumo, evolução comparativa de despesas, receitas e inadimplência, entre outras análises.Exemplos de análises que podem ser geradas:  Análises de evolução de despesas em 12 meses (valores totais ou percentuais sobre o total); Evolução da inadimplência em 12 meses; Participação de centro de despesas no total; Participação das despesas por centro de custos; Comparativo da receita frente ao mesmo mês do ano anterior; Análises do perfil da inadimplência (30, 60, 90 dias ou superior); Evolução da arrecadação em 24 meses; Modelos de gráficos: Pizza, Linhas, Barras, Colunas.

  • CONTÁBIL
    1. Lançamentos Contábeis (Manual, em Lote ou Automático)
    2. Planos de Contas Multi-Níveis
    3. Históricos Padrão Relatórios Contábeis: Razão, Livro Caixa, Diário, Balanço Patrimonial, Saldo de Plano de Contas, Balancete de Verificação, Lançamentos Contábeis,entre outros)
    4. Apresentará um resumo do balancete juntamente com o boleto bancário
    5. Fechará as pastas mensalmente contendo relatórios contábeis, financeiros, bem como anexará toda documentação suporte para validação junto ao síndico e corpo diretivo
    6. Alterações no CNPJ e CCM por ocasião de eleição de novo síndico
    7. Apuração e recolhimento de eventuais impostos retidos sobre os serviços terceirizados (armazenamento de dados para as informações anuais à Receita Federal)
    8. Até o 20 (vinte) de cada mês, envio ao síndico de Prestação de Contas contendo: a) Relação analítica das despesas, classificada por grupo de despesas e com a demonstração do percentual de cada grupo em relação ao total das despesas do período, b) Relação de recebimentos classificada por unidade, demonstrando o histórico das receitas emitidas, c) Relação das pendências classificadas por unidade, demonstrando os valores principais, multas, atualização e juros, d) Notas fiscais, encargos públicos, recibos, boletos, etc. bem como as devidas cópias de cheques, referentes às despesas do período, e) Movimentação de títulos, depósitos bancários e extratos de conta corrente e de aplicações, f) Quaisquer outros documentos relacionados ao condomínio

  • SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS
    1. Manter o cadastro dos condôminos sempre atualizado
    2. Gerenciamento dos arquivos documentais
    3. Assembleias Gerais Ordinárias: emissão das convocações com as respectivas ordens do dia, além da nossa presença e assessoria, desde que em dia útil
    4. Redação da Ata da Assembleia e respectivo registro em Cartório de Títulos e Documentos
    5. Expedição de Circulares: atendendo a solicitação do Síndico, redigimos e encaminhamos aos Condôminos, circulares de Interesse Geral
    6. Atendimento ao Síndico e Condôminos em consultas relativas à Convenção e Regulamento Interno ou outros assuntos relacionados ao Condomínio, dentro dos dias e horários de atendimento: das 9:00hs as 12:30hs e das 13:30 às 17:00hs, de segunda á sexta-feira, pessoalmente, por telefone fixo ou celular e email
    7. Expedição de Avisos de Advertências e/ou Multas
    8. Retirada e Entrega semanal de documentos no Condomínio
    9. Intermediação com órgãos públicos e concessionárias, atendendo os interesses do condomínio
    10. Contratação e renovação do seguro de Incêndio(obrigatório) e de responsabilidade civil (opcional)
    11. Controle do vencimento das cargas dos extintores de incêndio e respectivos testes hidrostáticos
    12. Controle do Sistema de para raios (medição ôhmica e abrangência do sistema)
    13. Gestão de contratos de conservação e de manutenção (elevadores, centrais telefônicas, antenas coletivas, portões automáticos, etc)
    14. Gestão dos contratos dos serviços terceirizados (portaria, limpeza, etc)

  • DEPARTAMENTO DE PESSOAL (ILIMITADO)
    1. Admissão e Procedimentos para Registro
    2. Contrato de experiência
    3. Atualização das fichas de registro dos funcionários
    4. Atualização das Carteiras Profissionais
    5. Requerimento para concessão de Auxílio Doença e Auxilio Acidente de Trabalho
    6. CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
    7. Confecção/atualização do quadro de horário de trabalho
    8. Escala de revezamento e de férias – elaboração e controle
    9. Salário Família – controle/concessão
    10. Controle das horas extraordinárias
    11. Elaboração da Folha de Pagamento
    12. Emissão dos comprovantes de pagamento de salários
    13. Elaboração e recolhimento das guias de INSS e FGTS (GFIP/SEFIP)
    14. Retenção e recolhimento de contribuições sindicais – patronal e empregados
    15. PIS (cadastramento de novos funcionários e elaboração das guias e recolhimento)
    16. Emissão de informes de rendimentos
    17. Livro de inspeção trabalhista
    18. Rescisões dos contratos de trabalho – planilha de cálculo, emissão de recibos e guias
    19. Homologação das rescisões dos contratos no Sindicato de Classe ou na DRT (reembolso de despesas objeto da cobrança em separado)
    20. Elaboração e Entrega de DIRF, RAIS, e-Social
    21. Gerenciamento de benefícios em atendimento a convenção coletiva de trabalho
    22. Inscrição/renovação do Condominio no PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador

  • DEPARTAMENTO DE COMPRAS
    1. Receber e analisar as requisições de compra ou pedidos do síndico
    2. Selecionar fornecedores confiáveis
    3. Solicitação de cotações
    4. Determinar o preço certo
    5. Emitir pedidos de compra
    6. Seguimento e entrega
    7. Validar a aceitação das mercadorias
    8. Aprovação da fatura do fornecedor para pagamento

  • SERVIÇO DE INTERNET (COM OPÇÃO DE SITE PRÓPRIO E ENVIO DE SMS)
    1. 2ª Via de boletos com correção automática
    2. Relatórios Financeiros e de Folha de Pagamento
    3. Nada Consta On-line
    4. Prestação de Contas
    5. Comunicação entre Condôminos
    6. Gestão de espaços e serviços
    7. Álbum de fotos
    8. Notícias
    9. Fórum de discussões
    10. Interação entre o Condomínio e a Administradora (help-desk)
    11. Classificados
    12. Consulta a fornecedores.
    13. + Envio de SMS (A ENTRE IMÓVEIS disponibiliza o novo modelo de comunicação via SMS: a nova funcionalidade que vai diferenciar sua administração no mercado). A maneira mais fácil de atingir seu objetivo com redução de custos, visualize e acompanhe tudo através de relatórios.
    14. + A ENTRE IMÓVEIS traz outra novidade para você: A integração das informações do Departamento de Pessoal com a internet. A partir de agora, a ENTRE IMÓVEIS exporta os principais relatórios do departamento pessoal para a internet, permitindo uma prestação de contas diferenciada e aprimorando sua gestão da folha de pagamento e a comunicação com seus clientes. Através do serviço oferecido de internet, é possível publicar os relatórios da Folha para que o síndico ou administrador visualize ou imprima a folha, os relatórios e recibos de qualquer lugar, sem necessidade de envio de documentos impressos. E tem mais, em breve os empregados terão uma área restrita para visualizar suas informações, como folha de pagamento, 13º salário, férias, adiantamento de salário, sem necessidade de impressão.1308-GPS-Mala-Direta-Groupnews-n06_06-1-1024x853

  • SERVIÇO DE LEITURAS: ÁGUA, ENERGIA ELÉTRICA E GÁS

Este módulo possibilita o cadastramento das leituras individuais e coletivas de água, energia elétrica e gás. Neste módulo é possível realizar os cálculos das cobranças individuais de consumo, através da diferença entre a leitura do mês atual e do mês anterior de cada condômino. O sistema permite também a análise da evolução dos consumos individuais e coletivos.

  • SISTEMA OPERACIONAL (PATRIMÔNIO, ALMOXARIFADO, MANUTENÇÕES, SEGUROS, PESSOAL, OCORRÊNCIAS E PORTARIA)

    A versão Corporate Sistema Operacional é voltada para Condomínios que objetivam um total controle das informações operacionais do dia-a-dia.

    O processo de controle das informações operacionais propicia aos síndicos maior qualidade na prestação de serviços e redução de custo para o condomínio á médio prazo. Através desse sistema, o síndico terá informações precisas e imediatas de questões como a programação de manutenções preventivas para o mês, consumo médio de produtos, solicitações e ocorrências dos condôminos, renovações de seguro, controle patrimonial do condomínio, qualidade na limpeza, entre outras.

    Os módulos que compõem o Corporate Operacional (que são contratados isoladamente), são os seguintes,:

    • Patrimônio

    O módulo de patrimônio realiza o controle de todos os bens adquiridos pelo condomínio ao longo do tempo. Permite que os itens sejam agrupados por classificação, baixados, reavaliados financeiramente, identificados por numeração. Os investimentos patrimoniais do condomínio são apresentados nos relatórios agrupados por época do investimento ou por classificação do bem. Permite um histórico de baixas e aquisições de bens e o acompanhamento da localização do mesmo.

    • Almoxarifado

    O módulo de almoxarifado acompanha a utilização de materiais (ex: produtos químicos, materiais de limpeza, etc) ao longo da existência do condomínio buscando apontar desperdícios através da análise da evolução de consumo dos itens que são controlados. Possibilita que os itens sejam agrupados por categoria e apresenta as quantidades em estoque de cada produto. Opcionalmente, o síndico pode controlar também os funcionários que estão realizando as requisições e obter históricos com base nos dados.

    • Manutenções

    O módulo de manutenções auxilia o síndico ou administrador na difícil tarefa de programar e controlar todas as manutenções preventivas e corretivas de um condomínio. O sistema controla todas as máquinas e itens diversos do condomínio que possam necessitar de manutenção, permitindo o estabelecimento de uma periodicidade (semanal, quinzenal, mensal, semestral, etc) para a realização destas manutenções. Realiza a programação mensal e o controle do resultado, reprogramando automaticamente a data da próxima manutenção, além de fazer um histórico com todas que foram efetuadas, descrevendo a data e informando quem realizou e o que foi realizado na manutenção.

    • Seguros

    O módulo de seguros informa quais são as apólices que estão vigentes no condomínio, seus prazos de cobertura, seguradoras e qual a extensão da cobertura. Possibilita a programação de renovações de apólices e a consulta sobre os itens que estão segurados.

    • Pessoal

    O módulo de controle de pessoal realiza a identificação completa dos funcionários do condomínio, controlando dados cadastrais, data de admissão, período de férias e dados relacionados. Possui integração com banco de dados gráfico, permitindo a associação de fotos ao cadastro, com a imagem do funcionário. Opcionalmente permite também a integração com sistema de ponto, para que o síndico tenha controle da freqüência e pontualidade dos funcionários.

    • Ocorrências

    O módulo de ocorrências, que no dia-a-dia de um condomínio uma série de reclamações e solicitações são feitas diariamente pelos condôminos. Este módulo realiza o controle destas ocorrências para que haja um registro efetivo de todos os pedidos feitos pelo condômino e o andamento destas solicitações. Possibilita a geração de relatórios com as ocorrências agrupadas por período, por unidade solicitante, por tipo da ocorrência, por grau de urgência e também pesquisas por texto.

    • Portaria

    Este módulo realiza o controle de todos os moradores, locatários, funcionários autorizados a trafegar nas diversas áreas do condomínio. Realiza o controle dos dados cadastrais e a associação à unidade (loja, apto, sala, etc) possibilitando que a portaria possa realizar um controle efetivo do tráfego. Opcionalmente realiza a identificação das pessoas através de fotos, associando o cadastro ao banco de dados de imagens.

 

  • SISTEMA BI / BUSINESS INTELLIGENCE
    1. O módulo BI / Business Intelligence extrai informações do nível operacional para apresentá-las com um enfoque gerencial, auxiliando os gestores na tomada de decisão. Dentro deste enfoque, a ENTRE IMOVEIS traz uma poderosa ferramenta que permite ao usuário criar seus próprios relatórios, escolhendo os indicadores para análise e processando os dados do Financeiro. Ao cruzar dados de diferentes fontes, o sistema traz em seus gráficos informações fundamentais para que o administrador possa apresentar da melhor forma as informações relevantes em um condomínio.O módulo possui análises pré-definidas e também permite ao usuário criar análises sob medida, baseadas em indicadores definidos pelos administradores.

 

  • SISTEMA DE COMPRAS / ALMOXARIFADO
    1. Organização e formalização do processo de compras de materiais e serviços
    2. Realização de todo o processo de compra desde o registro do pedido até a baixa do mesmo no estoque e no almoxarifado.
    3. Acompanhamento da utilização de materiais ao longa da existência do condomínio
    4. Indicação de desperdícios através da análise da evolução de consumo dos itens que estão controlados
    5. Controle dos empregados que estão realizando as aquisições obtendo históricos com base nos dados

Conheça as principais funções: Cadastro de produtos e centros de armazenamento; Inclusão de solicitação de compra por vários usuários ao mesmo tempo; Autorização individual dos itens da solicitação de compra; Envio de e-mails ao fornecedor solicitando cotações; Processo de cotação inteligente com indicação automática de melhor fornecedor; Controle de alçada para autorização da ordem de compra com variáveis configuráveis; Geração de ordem de compra com envio por e-mail para o fornecedor; Registro de entrada em estoque dos itens da ordem de compra com possibilidade de registro de devolução; Controle de estoque e almoxarifado com vários centros de armazenamento; Lançamento no Contas a Pagar do sistema financeiro dos valores a pagar, referente às ordens de compras aprovadas; Relatórios de autorização, evolução de preços, histórico de compras; Acompanhamento da solicitação de compra; Controle de alçada para autorização da solicitação de compra, cotação, ordem de compra e ordem de compra avulsa; Notificação por e-mail para os usuários com autorizações pendentes; Impostos por Item ou Total utilizando configurações de impostos previamente cadastradas no sistema financeiro; Aprovação de Múltiplos Itens na Aprovação de Alçada; Definição de classe de contas e apropriação de centro de custos no cadastro da solicitação de compra; Relatório para visualização do Mapa de Confronto de Proposta de Cotação; Saída automática do estoque; Processo de requisição de materiais e aprovação das requisições; Processo de devolução de itens em estoque; Processo e aprovação de inventário de estoque; Fila de aprovação que inclui os itens pendentes de aprovação de alçada na agenda dos aprovadores de cada processo; Regras de pontuação de cotação considerando diferentes variáveis, dentre elas: melhor preço, menor frete, qualificação do fornecedor e outras. Sistema de Compras e Almoxarifado

  • SISTEMA PRINT
    1. Automação dos processos de impressão, dobra e envelopamento de boletos, carta de cobrança, contra-cheques, relatórios e documentos em geral
    2. Maio velocidade no processo de impressão e entrega
    3. Redução significativa dos custos
    4. Aproveitamento mais eficiente da mão de obra empenhada
    5. Maior agilidade e segurança
    6. Eliminação de erros e diminuição do retrabalho

 

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